会议那些事儿(一):前言

2010-08-15 15:58 阅读(?)评论(0)

写在前面:这是在本周与我们组设计师们一起分享的话题。做了一些增删改查,放到博客上来,也算补补这段时间懒惰欠下的博客账。

另外写这篇文章挺累的,几乎牺牲了我美好的星期天,这不像当面分享,有些解释可以面对面说,写成文字,生怕又交代不清楚。因此抱歉这篇文章长得不得不分成三篇,借用丘吉尔的在演讲之前的一句话:很抱歉,我没有时间准备一篇短的演讲,因此只能讲一篇长的。

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一. 时间在会议间流逝

你可能压根就没注意到,会议时间可能占据了你工作时间的50%以上。

在分享前,我特意将本周我用到会议上的时间计算了一下(幸好,公司大家都习惯用outlook进行会议邀约,所以统计出来并不难)。

这些会议中,有一多半是我参与的会议,一共用了9个小时。

有两个会议是我主动发起的,会议时间加起来是3个小时,但是为了会议,我花了将近6个小时去准备,花了1个多小时去确认下一步行动并发送会议纪要。

单纯从数学计算上,本周我花到会议上的时间是:19个小时

这已经占据了我工作时间的50%了。


但是,实际上要比这个多,因为:

  1. 并不是所有的会议都能够按时结束(据我的经验,大多数会议都比邀约上的时间要长)
  2. 会议分隔了我们大块的时间,导致其他时间的效率降低

更可怕的是,即时我们花了50%的时间去参与了会议,会议也不一定是有效的。

没有达成任何结果,不了了之,需要重复开会的会议,要比拖长的会议更加让人难以忍受。

再想一下,事实上,我们其他的工作,并不可能在被会议侵占后的50%的工作时间内完成。但是你写给经理的周报上,绝对不可能写着:本周我花了3天时间在开会,所以我本来计划的工作未完成。

那怎么办呢?在很多 IT公司,开始出现奇怪的现象,白天忙着开会讨论工作,下班后才开始工作

我们为了会议,浪费了工作时间不说,还把本来应该属于我们的业余时间也投进去。

要么,我们是被别人浪费时间,要么我们是用无效冗长的会议去浪费别人的时间。

更严重的是,我们有时浑然不觉。

所以在开始讨论这个话题时,很多人的第一反应仍然是不以为然。

但是,再我们计算了一下自己在会议上投入的时间后,在我们反思了一下那些在无效的会议上被浪费的时间后,在我们回顾了那些不了了之的会议后,我们发现,对有效的会议进行探讨,非常有必要。


二. 会议有效,工作才会更有效

那些主管、经理以及以上层级的岗位,在会议上花费的时间会更多。

这在@net meeting公司针对全美4000个公司白领样本所做的调研中得到了验证:

美国上班族每周平均参加十个会议,约占每周工作的一到一天半。经理人则每周有一半的时间都在开会。57%的上班族在开会前心情紧张,上班族普遍认为平均一半的会议时间是浪费的。

会议浪费了我们的时间,也影响了我们的心情。

在长久的无效、冗长会议的影响下,我们对于会议绝少有兴高采烈,相反,我们都有抵触心理,有时不得已才去开会,这种心态,也影响了我们在会议中的投入。

难怪,有言论说“靠开会也能赚钱”,这里的赚钱,其实是省钱,日产汽车仅仅靠会议革命,就省下了六十亿日元成本,未来三年还预计可以省下三百亿日圆。

因为,会议是有成本的,成本公式可以参考:会议成本=人数*时间*薪资单价

日本大肆开展了会议革命,行动有:

  1. 废除不必要的会议
  2. 排除不会开会的主管
  3. 强调准时开始,准时结束
  4. 重视会议结论
  5. 提高会议生产力,强化企业竞争力

到了该正视会议的时间了。

对于个人来讲,组织会议也是一个展示能力的平台,组织有效的会议,也是个人竞争力的体现。当然,最基本的要求:不要用无效的会议,浪费别人的时间!不要当罪人。

每次发起会议前,建议你都要三思,不管你是什么样的职位。越高的职位越需要考虑会议的成本。


三. 什么是会议?

两个人的meet是讨论,三个人的meet可能就称为meeting。会议由于具备特殊性才成为会议,而由于独具的优势,而不能够被邮件、电话、聊天取代。

会议的要素:

  1. 人(大于等于3人)
  2. 时间(开始时间和持续时间)
  3. 目标(最重要的会议指引,来自一本国外的书:meeting with purpose!)
  4. 主题(为了达到目标,大家需要讨论的问题和议程)

这些要素缺一不可,事实上,无效的会议有时是由于邀请了不合适的人,有时是拖长了约定的时间,有时压根就是因为组织人没有清晰的会议目标。好像对他来讲,就是把大家叫过来聊聊天。

会议当然得有目标,而且会议也有相应的组织方式。不同类型的会议有着不同的组织形式。所以我们有必要先讨论一下会议的类型:

  • 集思广益型会议,这种会议的目标就是收集大家的想法,比如头脑风暴。
  • 而解决问题的会议在平时也会非常多,比如方案评审会,这种会议最好提前告诉大家需要讨论的问题,按照问题列表逐条讨论,这种会议也不是“selling idea”, 而是“for feedback”,所以,可以主动引导重要人物发表建议,不要总是站在自己已经有的想法上去拒绝大家的问题和建议。
  • 确认会则不同了,目标就是要达成共识,确认方案,最好在之前就通过其他会议消除了争议,因为这个会议不是来讨论问题的,而是讲解,解释,回答问题,最终实现一致通过。确认会上当然也会突然冒出待解决的问题,但是不要忽视大的目的,无关紧要的问题都可以先行记下,私下确认。
  • 信息分享、培训会则没有太多的条条框框,也不是强迫大家参加。但是也要重视这种会议的投入产出比。我去参加,我想得到什么,我需要做什么准备,带着问题去。我组织的,我希望人家得到什么,我做什么准备等等,最重要的是控制内容和时间的平衡。

不关是什么类型的会议,我给出统一的定义:

会议就是在对的时间,和对的人(超过2个),围绕对的主题,展开有时间限制的讨论,最终达到对的目的——若你觉得这个定义不合适,记得告诉我哦。


2010-11-22日修订:

会议的组成元素之一,人,如果能够根据参与的角色再次进行一些分类,能够帮助我们把会议组织得更加有效。heidi给出一个参考的划分:

  1. 组织人,也即发起人,一般情况下,这个人也需要对整体会议质量负责。
  2. 主要意见人,这个人对于会议的决策必须表达明确的意向,也需要和发起人一样,对会议的结果负责。一般情况下,主要意见人能够决定会议的下一步行动是什么。
  3. 参谋者:参谋者不像主要意见人能够决定会议的下一步行动,但是他的参与和建议建策能够影响会议的最终决策。他表达的意见,我们可以不接受,也可以接受,但是不接受不会影响会议的继续前行。
  4. 被通知者:当会议达成决策后,他们需要被及时知会到,从而做出相应的配合。在某些情况下,他们也会在会议上称为参谋者,提供建议。

所以,一个有效的会议,需要我们主动询问并明确主要意见人的观点,多多征询参谋者的意见,给出较充分的讨论时间但是能够不被左右,主动控制会议的进程。然后,要确保有关的人员能够被通知到。

四. 为什么要开会?

会议既然造成很多问题,为什么还要开呢?

想到这个问题的时候,我脑子里突然出现了一幅对比画面,来自《建国大业》。在看完这个电影后,网上出现一个有意思的评论,说:“会议开不好,后果很严重。为什么蓝营实力洽强大,却败给了红营?影片通过一系列细节对比,非常雄辩地告诉我们,这是历史的必然。对会议的态度不同,决定了成败。蓝营不是不开会,他们也开,但是都是坏会议,采取投票制,大家发言都不踊跃,场面冷冷清清。红营就不同了,他们采取举手制,热热闹闹,争先发言,这是好会议。” 下面的图,就当开玩笑了:


想想,我们背近代史,那可是由一系列重要的会议组成的历史,会议上产生的决策影响着以后的历史发展。

会议是在现实的商业环境里,决策流程中重要的组成部分。用图来表示:



文章太长,就分开写了,下面就探讨一些:

1. UED组织的那些评审会介绍

2. 如何组织有效的会议

  最后修改于 2010-11-23 16:00    阅读(?)评论(0)
 
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